赞华文档机器人解决方案

              2021-03-18


              在企业的日常办公中,HR经常要面临大量重复性、低价值的文档事务工作,尤其是员工数量众多的大型企业,琐碎的例行性文档处理工作占据了 HR太多的时间。


              基于此,赞华于2016年顺应市场需求推出文档机器人,旨在通过智能化技术手段实现自助式文档服务,有效缓解企业 HR日常工作中面临的文档处理工作压力,释放 HR更多的精力向专业化转型,为企业创造价值。


              几年来,赞华文档机器人已在诸多大型和综合型企业集团获得成功应用。


              一、主要功能:


              ● 整合六大功能,支持日常文档处理的自助化服务

               

              审批业务通常包括收、审、发三个环节。收(收集审批信息和材料)、审(审核业务是否符合审批条件)这两个环节涉及业务指导和合规性检查,需专业人员进行人工处理;


              而“发”这个环节,大多是发放核准的批文、证明、证照等,主要业务是打印、盖章、签收、装订、归档等环节。此类业务具有重复性高、业务价值较低的特点。

               

              赞华文档机器人着重解决的,正是“发”环节的自动化,整合了打印、盖章、签署、扫描、装订、归档六大功能,满足企业自助化处理日常业务的需求。


               

              ● 内置实体章,满足合规要求


              当前,电子印章尚未得到社会全面认可,政府、企业的相关部门仍只认可实体印章盖章文件。赞华文档机器人可内置实体印章,章盘容纳印章数量可多达33枚。


              用户可根据不同业务选择印章类型和用印位置,系统会精确控制印章机器臂,自动抓取匹配的印章,快速移至用印位置完成盖章。


              为保障用印安全,文档机器人的所有印章均内置在密封的设备中,只有授权的管理员才可取出印章。同时,设备外部有摄像头,业务操作均会被监控录像。


              ● 支持在纸质文件直接签署


              同样,电子签名也尚未得到全面的认可。很多文档如合同、保单等,还需业务办理人在纸质文档上签署才能生效。


              对于需要纸质签署的业务流程,文档机器人系统可设定签署规则,定义签署页、签署位置,自动将签署页传送至签字口;用户签署完一页后,传送装置会自动执行下一环节,用户继续签署新的签字页。


              签字口采用自动滑盖半开口微凹设计,签字页只露出半张并放置在凹槽中,防止签字页被取走,保证业务安全。


              ● 内置纸质文档电子化功能,方便用户查询


              文档机器人内置纸质文档扫描成像功能,签署后的纸质文档通过高拍仪获得电子图像。


              系统不仅会将电子图像与用户办理的业务进行关联,同时还将识别校验文档的要素信息,对签署文档进行合规性校验,如文档是否已被签署、签署的位置是否正确…,一旦发现不合规,系统将自动回收不合规的文档,并重新打印,提示用户重签。


              为方便业务部门和用户查询,机器人控制系统将包含业务信息的电子图像传递给业务后台进行数据整合。通过关键信息查询,用户可快速找到到自己所办理签署的业务文档。


              ● 装订+ 归档,方便又快捷


              对于多页文档,文档机器人可根据要求进行装订,内置装订机支持上千份文档的装订。


              机器人支持签字页和非签字页按照顺序规则进行整合,之后再装订成一份文件;同时也支持一式多份业务,比如合同,一份装订后交付给客户拿走,一份装订后归档。


              设备可内置多达5个暂存箱,暂存不同业务的归档文件,最大暂存箱可容纳200份10页的文档。


              机器人还可配置文档存入暂存箱的编号规则,方便业务人员直接进行文件的归档管理。


              二、实施效果:


              根据对已上线项目的客户综合满意度来看,文档机器人带来的成效是显而易见的:


              ● 对于 HR

              市场竞争和人才竞争的加剧需要HR投入更多的精力真正为企业创造价值,而日常繁琐的重复性文档工作占据了HR太多时间。文档机器人使 HR面临的低价值文档处理压力得到有效缓解。


              ● 对于员工    

              效率至上的时代,员工需要的是更灵活、更快捷的日常文档服务。无需等候,7*24小时在线的文档机器人,改变了过去经常需要等待,需要走流程审批盖章而获取各类证明文件的种种不便,为员工带来极大便利。


              ● 对于企业

              文档机器人在提高效率,节省人力,降低成本等方面的优势,已在项目运行中得到印证。智能化时代,文档机器人也为企业的转型发展提供了有力支持。


              三、部分应用案例:


              1、某世界500强企业:集团本部及全国各地分公司部署文档机器人。

              2、某大型航空公司:目前文档机器人已陆续增加至20多台

              3、某大型能源集团:员工服务中心的全功能型赞华文档机器人运行良好

              4、某大型国际机场:全功能小型文档机器人2021年初已成功上线

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